Erfolgreiches Preboarding und Onboarding – Wie Unternehmen neue Mitarbeitende von Anfang an begeistern

Denkmal Zukunft
Jun 2
3 min read

Ein gelungener Start neuer Mitarbeitender ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren für nachhaltige Mitarbeiterbindung, hohe Performance und eine starke Unternehmenskultur. Dennoch wird der Zeitraum zwischen Vertragsunterzeichnung und dem tatsächlichen Einstieg – das sogenannte Preboarding – in vielen Unternehmen nach wie vor unterschätzt. Auch das Onboarding selbst ist oft nicht systematisiert, nicht individuell genug oder schlichtweg überfordernd für Führungskräfte und Personalverantwortliche. Dabei sind die ersten Wochen entscheidend: Studien zeigen, dass 22 % der neuen Mitarbeitenden ihr Unternehmen innerhalb der ersten 45 Tage wieder verlassen – vor allem, wenn sie sich nicht willkommen oder schlecht vorbereitet fühlen (Quelle: SHRM).

In diesem Artikel zeigen wir, wie ein modernes, effizientes und zugleich menschliches Pre- und Onboarding gelingt – mit vielen Praxisbeispielen, strukturierten Empfehlungen und tiefgehenden Gedanken für Unternehmenslenker:innen, HR-Verantwortliche und Führungskräfte. Gerade im Rahmen einer strategischen Unternehmensberatung wird immer wieder deutlich: Wer hier früh investiert, zahlt langfristig weniger für Recruiting, Einarbeitung und Mitarbeiterfluktuation.

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1. Preboarding: Der unterschätzte Gamechanger

Der Zeitraum zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag ist eine sensible Phase. Viele Unternehmen verlieren in dieser Zeit qualifizierte Fachkräfte – durch Funkstille, Unsicherheit oder mangelnde Aufmerksamkeit. Die Lösung: Gezieltes Preboarding mit emotionalen und organisatorischen Touchpoints.

Empfehlungen für ein gelungenes Preboarding:

Regelmäßige Kontaktpunkte schaffen – ob persönliche Nachrichten, kurze Anrufe oder Willkommensvideos. Entscheidend ist: Sichtbarkeit und Nähe.
Team- und Unternehmensevents öffnen – Wer bereits vor Arbeitsbeginn eingebunden wird, fühlt sich deutlich schneller als Teil des Ganzen.
Individuelle Kommunikation ermöglichen – Nicht jede:r will dieselbe Frequenz. Wer hier sensibel agiert, steigert die Wirkung.
Preboarding-Box oder Welcome-Paket – Eine kleine Geste mit großer Wirkung. T-Shirt, personalisierte Socken, handgeschriebene Karte, vielleicht ein kleines Geschenk eines Kunden – fertig ist der erste Wow-Effekt.

Tipp aus der Unternehmensberatung: Auch ohne große HR-Strukturen lassen sich diese Maßnahmen umsetzen – viele davon kosten wenig, haben aber große Wirkung.

2. Strukturiertes Onboarding: Prozessoptimierung trifft Emotion

Ein erfolgreiches Onboarding folgt keinem starren Zeitplan, sondern einem gut strukturierten Rahmen, der individuell angepasst werden kann. Die Verbindung aus klaren Prozessen, guter Organisation und emotionaler Integration ist entscheidend.

Elemente eines modernen Onboardings:

Strukturierter erster Tag mit Begrüßung, Überblick über Unternehmensziele, IT-Einweisung und kultureller Orientierung.
Interdisziplinäre Buddy-Programme fördern bereichsübergreifendes Denken – besonders relevant in agilen, wachsenden Unternehmen.
Lernpfade und Wissensformate über digitale Tools oder Lernplattformen sorgen für planbare und nachvollziehbare Entwicklung.
Frühzeitige Zielvereinbarungen helfen, Erwartungen zu klären und Fortschritte transparent zu machen – ein zentraler Bestandteil moderner Führungskräfteentwicklung.

Praxisimpuls: Verwenden Sie Tools wie Asana, Notion oder Personio, um Onboarding-Fahrpläne zu visualisieren, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Fortschritte zu tracken. Diese Prozessoptimierung erhöht nicht nur die Effizienz, sondern reduziert Fehler und Doppelarbeit.

3. Kulturintegration statt Silodenken

Gerade in Unternehmen mit vielen Abteilungen oder hohem Wachstumspotenzial ist es essenziell, abteilungsübergreifende Beziehungen früh zu fördern. Führungskräfteentwicklung darf nicht isoliert geschehen – sondern muss ab dem ersten Tag kulturelle und strukturelle Brücken schlagen.

Effektive Maßnahmen zur Kulturintegration:

Cultural Buddies aus anderen Teams.
Kreative Teamevents mit Bezug zum Unternehmensalltag.
Zweiwöchentliche Company-Meetings mit Best Practices und Story-Sharing.
Kontinuierliche Feedbackformate – informell wie formell.

Beispiel: Eine Agentur kombinierte ein Onboarding-Event mit einer „7-Fragen-Challenge“, bei der neue Mitarbeitende Fragen zur Unternehmenshistorie kreativ beantworten und als Video einreichen sollten. Ergebnis: hohe Aktivierung, starker Teamzusammenhalt – und viele Lacher.

4. Feedback- und Zielsysteme, die Vertrauen schaffen

Ein transparentes System aus Feedback und Zielvereinbarungen schafft Orientierung, Vertrauen und Motivation. Führungskräfte sollten nicht nur inhaltlich begleiten, sondern als Coach und Kulturträger agieren – ein Kernpunkt jeder erfolgreichen Führungskräfteentwicklung.

Bausteine eines erfolgreichen Feedbacksystems:

Peer-Feedback in den ersten Wochen (z. B. aus 4 selbstgewählten Kolleg:innen).
Wöchentliche oder zweiwöchentliche Deep Dives mit der Führungskraft.
Offene Feedbackgespräche während und am Ende der Probezeit.
Digitale Feedback- und Lernsysteme (z. B. Leapsome, Leapsam, CultureAmp) zur langfristigen Begleitung.

Wichtig: Feedback ist keine HR-Aufgabe allein. Es gehört zur Führungsaufgabe. In unserer Unternehmensberatung arbeiten wir regelmäßig mit Führungsteams daran, genau diese Kultur konsequent zu etablieren – mit spürbaren Ergebnissen.

5. Fazit: Onboarding ist Führungsaufgabe und strategisches Instrument

Onboarding ist kein administrativer Akt, sondern ein entscheidender strategischer Hebel für den Unternehmenserfolg. Er beeinflusst Bindung, Performance und die Kultur maßgeblich.

Für Führungskräfte ist Onboarding Teil der Führungsaufgabe – es zeigt, wie ernst ein Unternehmen die Menschen nimmt.
Für HR ist es ein zentrales Spielfeld für Kultur, Struktur und Employer Branding.
Für Unternehmensleitungen ist es ein Frühwarnsystem: Wer hier gut arbeitet, erkennt schnell, wo strukturelle Schwächen oder kulturelle Hürden bestehen.

Eine Unternehmensberatung, die sich auf Transformation, HR-Strategien oder Change-Prozesse spezialisiert hat, kann hier als Sparringspartner wertvolle Unterstützung leisten – bei der Entwicklung skalierbarer Onboarding-Programme, der Einführung passender Tools oder der Qualifizierung von Führungskräften.

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